Zeitmanagement: Die 3 besten Tools

Der Feierabend naht und Ihre Liste an To-Dos ist noch lange nicht abgearbeitet? Wichtige Aufgaben sind bisher liegen geblieben, weil Sie andere Aufgaben bearbeitet haben? Dann ist es Zeit sich dem Thema Zeitmanagement zu widmen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die 3 besten Zeitmanagement-Tools, mit denen Sie Ihren Tag effektiver gestalten können.

Bedeutung von Zeitmanagement

Unter Zeitmanagement versteht man verschiedene Techniken und Maßnahmen, die Sie dabei unterstützen Ihre Zeit optimal zu nutzen. Dadurch können Sie Ihre Effizienz steigern. 

Zeitmanagement hilft Ihnen außerdem bei der Planung, Durchführung und Überwachung Ihrer Aufgaben. 

Das bedeutet auch, dass Sie Ihre Zeit selbst besser nutzen können, anstelle sich von externen Störquellen fremd beeinflussen zu lassen. So können Sie sich mehr Freiräume schaffen.

Wer sollte Zeitmanagement-Tools nutzen?

Generell hilft Zeitmanagement vor allem Personen die spüren, dass sie die Menge an Aufgaben überfordert. 

Fühlen Sie sich häufig gestresst und haben das Gefühl, den Überblick zu verlieren? Sind Sie am Ende des Tages unzufrieden, weil wieder wichtige Aufgaben liegen geblieben sind? Auch dann hilft es sich Methoden des Zeitmanagements zunutze zu machen.

Zeitmanagement-Tools

Wie das aussehen kann, stellen wir Ihnen mit den folgenden 3 Tools vor.

1. Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower Matrix geht zurück auf eine Rede des US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der in einer Rede folgenden Satz sagte: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent."

Die Eisenhower Matrix hilft Ihnen Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren. Somit unterstützt die Matrix bei einer möglichst effektiven Arbeitsplanung.

1. Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben, die zu erledigen sind

2. Zeichnen Sie eine Matrix mit 4 Feldern, beschriften die Y-Achse nach der Dringlichkeit und die X-Achse nach der Wichtigkeit

A: Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig und sollten von Ihnen schnellstmöglich bearbeitet werden.

B: Aufgaben sind nicht dringend, aber wichtig und sollten daher terminiert werden. So behalten Sie diese im Blick und können diese bearbeiten, bevor sie in die Kategorie A rutschen

C: Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht wichtig und sollten, wenn möglich delegiert werden.

D: Aufgaben sind weder dringend noch wichtig und können daher ignoriert oder archiviert werden.

Gehen Sie nun die Aufgaben auf Ihrer Liste nacheinander durch und stellen sich folgende Fragen:

1. Ist die Aufgabe wichtig?

2. Ist die Aufgabe dringend?

2. Die 80 - 20 -Regel

Diese Zeitmanagement-Methode ist auch unter dem Namen „Pareto-Prinzip“ bekannt und geht auf den italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfred Pareto zurück.

Die Methode besagt, dass sich 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Zeitaufwandes erreichen lassen. Die restlichen 80% der Zeit werden für den Versuch, aus Ihrem 80 %-Ergebnis ein 100 %-Ergebnis zu machen, verwendet. 

Die Krux dabei ist, dass in vielen Fällen das 80%ige Ergebnis ausreichend ist und dieses guten Gewissens abgeliefert werden könnte. Meistens steht uns dabei nur der eigene Perfektionismus im Weg. 

Gerade wenn Sie wenig Zeit zur Verfügung haben, hilft es, sich zu fragen: 

Versuche ich gerade sehr viel Zeit in ein vermeintlich perfektes 100 %-iges Ergebnis zu investieren? Reicht das gute Ergebnis, das ich mit einem deutlich geringerem Zeitaufwand erziele, vielleicht auch aus?

Die dadurch gewonnene Zeit können Sie für andere Aufgaben oder auch einfach für Ihre Freizeit nutzen.

3. Die Pomodoro Technik

Sie geht zurück auf den Italiener Francesco Cirillo und hilft Prokrastination vorzubeugen. Francesco Cirillo bemerkte, dass er sich bei der Erledigung seiner Aufgaben häufig ablenken ließ und mit der Erledigung nicht vorankam.  Um das zu ändern, nutzte er seinen Küchenwecker, der die Form einer Tomate - italienisch pomodoro - hatte. Diesen stellte er auf 25 Minuten und nahm sich vor, in dieser Zeit ungestört zu arbeiten. Klingelte der Wecker, machte er 5 Minuten Pause.

Mit dieser Methode können Sie, vor allem auch durch die regelmäßigen Pausen, Ihre Produktivität erhöhen. 

Bemerken Sie während den 25 Minuten, dass Sie abschweifen oder sich ablenken wollen, rufen Sie sich in Erinnerung, dass bald wieder eine Pause kommt. Diese sollten Sie unbedingt einhalten, auch wenn Sie gerade sehr vertieft sind.

Ihr eigenes Zeitmanagement

Es lohnt sich also, das Thema Zeitmanagement anzugehen. Wir haben Ihnen in diesem Artikel 3 sehr einfach umsetzbare Tools vorgestellt, die sich gut kombinieren lassen. Welche Technik am besten zu Ihnen passt, ist eine sehr individuelle Entscheidung und abhängig von Ihren Aufgaben und Ihrer Arbeitsweise. 

Probieren Sie sich aus und finden Ihren Weg, Ihre Zeit besser zu managen und so mehr Freiräume zu kreieren.